När man börjat fundera på att satsa på ett digitalt projektsystem är det ofta många frågor som dyker upp. En fråga kan handla om vad det faktiskt kostar, och en annan om det är värt det - två högst relevanta frågor som såklart är viktiga att få svar på. Här kommer därför lite hjälp på traven kring hur man kan tänka, vad som är viktigt att ha i beaktande och hur man egentligen vet vad man behöver!
Det första som är viktigt att fundera på i jakten på ett digitalt projektverktyg är hur er verksamheten ser ut, hur ni arbetar i dagsläget, och vilket värde systemet kan skapa i er arbetsvardag. Hur mycket det kostar står nämligen i nära relation till just värdet systemet kan skapa. Kommer det innebära stora tidsbesparingar? Kommer det underlätta och effektivisera er arbetsvardag? Kommer det hjälpa er lösa de problem eller utmaningar just er verksamhet har? Är svaret på dessa frågor ja kan ni sedan fundera på om ni tycker att priset på systemet känns rimligt i relation till vad ni faktiskt får tillbaka - för det är precis det som är det absolut viktigaste: förhållandet mellan priset och värdet.
Tar man sig en titt på marknaden kan man hitta digitala projektverktyg som kostar allt ifrån några tior per användare och månad till flera tusentals kronor per användare och månad. Marknaden kan tyckas vara en enda stor djungel med ett enormt spann i vad man kan betala för ett system, men den krassa sanningen är att man i många fall får vad man betalar för. De allra billigaste systemen är ofta mycket smala, gamla och outvecklade och löser på sin höjd ett problem eller behov, så som tidrapportering - men är sedan helt frikopplade allt annat. Tittar man istället på systemen i de högre prisspannet är dessa ofta betydligt mer heltäckande, har ett komplett flöde och tar hand om många utmaningar på en och samma plattform
Så, ställ er frågan hur pass heltäckande system ni behöver. Vill ni ha fem spretiga system som löser fem olika problem, eller ett och samma system som tar hand om en så stor del av projektets livscykel som möjligt, och således täcker upp majoriteten av de utmaningar ni möter i vardagen? Svaret på den frågan ger en tydlig fingervisning kring hur mycket pengar ni bör lägga.
För att göra det så enkelt som möjligt har vi tagit fram en liten checklista ni kan utgå ifrån i ert letande, som förenklar processen i att välja rätt system, och gör det lättare att ställning till hur mycket pengar ni faktiskt vill lägga på systemet!
Det projektverktyg ni väljer ska användas av alla era medarbetare; både de som jobbar på kontoret, och de som jobbar ute på fält. Dessutom ska systemet effektivisera och förbättra kommunikationen och flödet mellan kontoret och fältet. Därför är det A och O att det system ni väljer faktiskt är anpassat för de olika roller er verksamhet rymmer, och tar alla medarbetares unika behov i beaktande.
För att bli riktigt nöjd med det verktyg ni väljer gäller det att satsa på ett system som täcker de behov just er verksamhet har. Leta därför efter ett system som är specialanpassat för er bransch, förstår er verklighet och kan möta era unika behov. På så sätt kommer ni kunna åstadkomma förändring och förbättring, på riktigt.
Många system är byggda på gammal och utdaterad teknik, vilket innebär att systemet omöjligt kan vidareutvecklas och skalas upp när era behov växer och förändras över tid. Därför är det en mycket god idé att välja ett system som bygger på den senaste tekniken, har ett öppet API och är öppna för integrationer. På så sätt kan ni vara trygga i att ni valt ett system att växa i, som dessutom har förståelse för att era behov kan förändras.
Sådär! Ett gäng frågor och funderingar ni kan ha i åtanke när ni fortsätter jakten på det digitala projekthanteringsverktyg som passar just er verksamhet bäst. Förhoppningsvis känns det nu lite enklare att navigera i den djungel av system som finns på marknaden!
Vet ni redan nu att ni är ute efter ett heltäckande system som tar hand om en stor del av projektets livscykel och värdesätter effektivitet och användarvänlighet? Då kan Fieldly vara något för er. Hör av er redan idag, så berättar vi mer!
