5 digitaliseringstips från Ludvig & Co
Vilka områden bör den som vill digitalisera sin verksamhet prioritera, och var kan man spara mest tid? Det är kluriga frågor, och det är inte heller lätt att veta i vilken ände man ska börja. Därför är vi så glada att Patrik Stenberg, affärsutvecklare på Ludvig & Co, vill dela med sig av sina bästa tips på hur du med hjälp av digitala verktyg kan effektivisera din verksamhet - så att du får bättre koll, mindre pappersarbete och mer tid över till annat.
Patriks 5 bästa tips
Vad är det mest centrala och vad ska man satsa på när det kommer till att digitalisera sin verksamhet? Enligt Patrik finns det 5 områden med stor tidsparar- och effektivitetspotential:
1. Kvittohantering
Kvitton kan vara en tidstjuv av rang, men behöver faktiskt inte vara det. Att använda ett betalkort med direkt koppling till ditt bokföringsprogram eller en kvittohanteringsapp med fotofunktion är möjliga lösningar på problemet. I många butiker erbjuds även digitala kvitton, vilket också underlättar hanteringen. Tänk dock på att papperskvitton alltid behöver sparas i pappersform, så arkivera dem i en pärm på ett säkert ställe.
2. Leverantörsfakturor
Att sprätta kuvert, sortera efter datum, lägga in för betalning på internetbank och bokföra som betald: Det (och säkert ytterligare några steg) är den manuella arbetsgången för hantering av leverantörsfakturor i pappersform. Så hur slippa den här tidskrävande kedjan? Genom att använda ett digitalt system för hantering av leverantörsfakturor såklart! Kom ihåg att be samtliga leverantörer att skicka fakturor som e-faktura eller PDF. Då kan de nämligen skickas rakt in i ert affärssystem och hanteras, och detaljer som OCR-nummer, betaldatum och konto fylls i automatiskt. Det enda du behöver göra är att kontrollera att allt är korrekt, attestera fakturan och sedan skicka över den som en betalfil till banken. Lätt som en plätt!
3. Kundfakturor
Istället för att frankera, kuvertera och posta kan du spara mycket tid på att skicka kundfakturor digitalt. Även när det kommer till hantering av påminnelser och inkassokrav finns mycket tid att spara. Dels genom att skicka fakturorna digitalt och dels genom att använda system som Fieldly, som säkerställer att kundfakturorna innehåller rätt information och rätt summor. Det underlättar alltså inte bara för dig, utan även för dina kunder! Det finns också digitala verktyg som hjälper dig att hålla koll på att fakturor faktiskt blivit betalda, samt skicka påminnelser och inkassoärenden. Det enda du behöver göra är alltså att se till att fakturan du skickar till kund är korrekt. Smidigt, ellerhur?
4. Tid och projekthantering
Är ni flera anställda och har många parallella projekt igång samtidigt? Då är det hög tid att titta på ett projekt- och tidrapporteringssystem. Det finns många fördelar med det jämfört med att exempelvis tidrapportera i Excel, på papper eller i en kalender. Patrik har till och med sett tidrapporter på pizzakartonger, vilket inte heller är att rekommendera. Så, varför satsa på ett digitalt projekt- och tidrapporteringssystem?
Fördel 1: Du får koll på vad som ska göras och vad som är gjort, av vem och när det blev klart = Tydligt både för den som administrerar projekten, den som utför arbetet och för kunden.
Fördel 2: Du kan vara säker på att både den tid och det material som använts i projektet kommer med på kundfakturan - med rätt påslag och prislistor för just din kund och grossist.
Fördel 3: Genom att rapportera tid och frånvaro i ett digitalt system förenklas även lönearbetet avsevärt. Med minimal handpåläggning läses den rapporterade tiden in i lönesystemet, och risken för fel minskar avsevärt.
5. Rapportverktyg för uppföljning av viktiga nyckeltal
Allt som händer före och under bokföringsarbetet genererar mängder av siffror och värdefull data. Med ett bra system för att ta fram rapporter och nyckeltal kan ni ta ert företag till nästa nivå. Det finns ingen anledning att gissa sig fram, eftersom all data finns i samlad och tillgänglig i de digitala systemen.
Digitalisera mera!
Digitala lösningar för kvittohantering, leverantörs- och kundfakturor, tid- och projekthantering samt rapportverktyg för uppföljning av viktiga nyckeltal är alltså Patriks hetaste tips för hur du kan få bättre koll och mer tid över till annat. Med de här lösningarna på plats kan du vara säker på att du har rätt förutsättningar att ta ditt bolag till nästa nivå, och få massor av nya lärdomar på köpet. Tusen tack Patrik och Ludvig & Co för ett gäng riktiga kanontips!
Vill du slippa tråkigt pappersarbete, spara tid och få bättre koll på dina projekt? Då ska du anmäla dig till vårt webinar tillsammans med Patrik och Ludvig & Co den 16 april kl 13:00! Det här vill du inte missa! Anmäl dig här, och bjud gärna in en vän!
